Kwaliteitsmanagement en interne controle bij het FAVV

Het kwaliteitsbeleid steunt op de hoofdopdracht van het FAVV: “Waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant.”

Men vindt het streven naar kwaliteit dan ook permanent terug in de strategische doelstellingen van het FAVV. Alle diensten werken op basis van een kwaliteitsmanagementsysteem dat gecertificeerd is voor alle centrale processen van het FAVV volgens de ISO 9001-norm en de controle- en analyseactiviteiten worden respectievelijk geaccrediteerd volgens de vereisten van de ISO-normen ISO 17020, ISO 17025 en ISO 17043.

De eisen van de verschillende normen werden samengebracht in één enkel kwaliteitsmanagementsysteem om te kunnen beschikken over een instrument dat efficiënt en gebruiksvriendelijk is voor de gebruikers. Dat geïntegreerde systeem biedt thans een vast in het Agentschap verankerd platform dat het mogelijk maakt om te voldoen aan de verschillende wettelijke, normatieve of andere eisen en om inspanningen en activiteiten op het vlak van kwaliteit te ontwikkelen, te ondersteunen of aan te moedigen.

ISO 9001-certificering van de centrale processen

Het ISO 9001-certficaat (PDF) door het FAVV verkregen, bestrijkt thans:

• Het kernproces en activiteiten van het FAVV voor de veiligheid van de voedselketen
• Alle activiteiten die van belang zijn voor of invloed hebben op de consument, de samenleving, de operatoren, de nationale en internationale overheden en instanties en de externe partners
• Alle overblijvende activiteiten van management en van ondersteunende dienstverlening (ICT, P&O, Logistiek) en van administratieve processen in de LCE’s

Een gedetailleerde opgave van die activiteiten is vermeld in de bij het certificaat gevoegde bijlage.
 

Waarom werd voor ISO-norm 9001 gekozen?

De ISO 9001-certificaten worden gebruikt om de tevredenheid over en het vertrouwen van de klanten in ondernemingen te verhogen. Ook de stakeholders van de overheidssector (burgers en bedrijven) verwachten dat deze goede managementprincipes naleeft en inzonderheid zijn opdracht en zijn doelstellingen op efficiënte wijze uitvoert, dat wil zeggen door met zo weinig mogelijk middelen zijn opdracht zo goed mogelijk uit te voeren.

Men erkent dat kwaliteitsmanagementsystemen de efficiëntie en het professionalisme van organisaties vergroten en wel des te meer naarmate die omvangrijker zijn en hun nood aan standaardisering groter is.

De norm ISO 9001 legt ook de nadruk op de verplichting tot overeenstemming met de geldende wettelijke en reglementaire voorschriften en ondersteunt zo de toepassing van dit basisprincipe.

Naast die voordelen zijn er duidelijk nog andere specifieke pluspunten voor het FAVV:

• de operatoren van de voedselketen verwachten dat de controles geharmoniseerd en de analyses betrouwbaar zijn;
• standaardisering van de activiteiten leidt tot administratieve vereenvoudiging ;
• op internationaal vlak kan ISO-norm 9001 het imago van het FAVV versterken, met een mogelijk positieve weerslag voor operatoren die graag willen exporteren ;
• tot slot is ISO-norm 9001 compatibel met de normen ISO 17020 (inspectie-instellingen) en ISO17025 (competentie van beproevings- en kalibratielaboratoria) en wordt hij dus idealiter gebruikt als gemeenschappelijke basis voor de centrale processen van het Agentschap, met inbegrip van links naar de geaccrediteerde controle- en analyseactiviteiten.

De BELAC-accreditaties bevestigen, naast de toepassing van een kwaliteitsmanagementsysteem, de technische competenties van de controle- en analyse-entiteiten van het Agentschap.
 

ISO 17020: Inspectie-instellingen

Wat ISO 17020 betreft, had de eerste implementeringsfase betrekking op de uitvoering van controles (inspecties, bemonsteringen) in de sector distributie. Dit werd uitgebreid naar de sectoren primaire productie en verwerking in een tweede fase van het project waaraan daarna in een derde fase de invoercontroles in de grenscontroleposten (GCP) werd toegevoegd, zoals beschreven in certificaat nr. 428-INSP (PDF) en de technische bijlage (PDF) daarbij.
 

ISO 17025: Beproevings- en kalibratielaboratoria

De vijf analyse laboratoria van het FAVV (Gentbrugge, Tervuren, Melle, Wandre en Gembloux) en het kalibratielaboratorium FLVVM zijn geaccrediteerd volgens ISO 17025. Het toepassingsgebied van de ISO 17025 norm behelst ook het transport vanaf de LCE’s, via de dispatchingcentra tot ontvangst door het FAVV-laboratorium.

Het laboratorium van Melle is eveneens geaccrediteerd als kalibratielaboratorium volgens de norm ISO 17025 voor wat betreft de kalibratie van thermometers en pipetten.

De scope van de FAVV-laboratoria is meer in detail beschreven in de technische bijlagen van de accreditatiecertificaten van BELAC: 014-TEST (PDF) en 014-CAL (PDF).
 

ISO 17043: Organisatoren van interlaboratorium onderzoeken

Bestuur Laboratoria beheert de BU PT Schemes (Business Unit Proficiency Testing Schemes), gelokaliseerd in het laboratorium van Gembloux, hetwelk geaccrediteerd is volgens de norm ISO 17043 voor de organisatie van interlaboratoriumtesten.

De scope van de BU PT is meer in detail beschreven in de technische bijlage aan het accreditatiecertificaat van BELAC: 014-PT (PDF).

Volgens het KB van 15 mei 2022 omvat het systeem voor organisatiebeheersing volgende doelstellingen:

• het effectief bereiken van de doelstellingen;
• het efficiënt beheren van de risico's gerelateerd aan de doelstellingen;
• de naleving van de regelgeving en de procedures;
• de effectieve, efficiënte, ethische werking van de diensten en het economisch inzetten van de middelen;
• de bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude;
• de naleving van de verplichting tot rekenschap afleggen

In dit kader is het agentschap verplicht om jaarlijks een verslag op te maken (jaarverslag artikel 7) dat een beeld geeft van de werking van het systeem voor organisatiebeheersing

Dit jaarverslag artikel 7 wordt gerapporteerd aan het ACFO en moet minstens volgende rubrieken bevatten:

1. Een beeld van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing conform het gekozen kader bedoeld in artikel 3 van het KB Organisatiebeheersing. Deze rubriek bevat minstens de volgende elementen:
   (a) Een overzicht van het maturiteitsniveau bepaald door zelfevaluatie, per beheersdomein;
   (b) Een zelfevaluatie per beheersdomein;
   (c) De streefdoelen voor de verbetering van de organisatiebeheersing en voor het systeem voor organisatiebeheersing op basis van de zelfevaluatie;
2. Een actieplan waarin wordt aangetoond hoe de diensten hun organisatiebeheersing en hun systeem voor organisatiebeheersing zullen verbeteren;
3. De data waarop het risicocomité, zoals bepaald in artikel 5, § 3 van het KB Organisatiebeheersing, heeft overlegd en een synthese van de conclusies van dat overleg en van de genomen beslissingen.
4. Een erkenning van de verantwoordelijkheid door de leidinggevende voor de goede werking en voor de evaluatie van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing.

Het jaarverslag wordt verzonden naar het ACFO die op zijn beurt advies verleent (samen met het advies van de FIA) over de werking van het organisatiebeheersingssysteem van de federale overheid in hun rapport artikel 13.

Het gaat om een geïntegreerd en dynamisch proces dat voortdurend wordt aangepast aan de veranderingen waarmee een organisatie wordt geconfronteerd.

Het geïntegreerde kwaliteitsmanagementsysteem van het FAVV, met een structuur op basis van zijn processen, dient als werkbasis voor de toepassing van de organisatiebeheersing. In dat verband werd het systeem onlangs vervolledigd met een methodologie voor het management van de aan de processen verbonden risico’s met als doel de risico’s te beheersen die, ondanks een goed management, steeds kunnen optreden en de verwezenlijking van de doelstellingen in het gedrang kunnen brengen.