TRACES

TRACES is het online beheersysteem van de Europese Commissie dat de bewegingen volgt van levende dieren, producten van dierlijke oorsprong, levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong, planten en plantaardige producten die worden ingevoerd in de Europese Unie, verhandeld tussen de lidstaten van de Europese Unie of uitgevoerd naar derde landen waarmee de Europese Unie een overeenkomst heeft gesloten.

Sinds 1 januari 2022 wordt uitsluitend het TRACES New Technology (TRACES NT of TNT) platform gebruikt. Het oude TRACES Classic platform is niet meer beschikbaar.

De wettelijke basis voor het gebruik van TRACES NT is de uitvoeringsverordening (EU) 2019/1715 (IMSOC; Information Management System on Offical Controls).

Via verschillende modules beheert TRACES NT de invoer vanuit derde landen (via de CHED-, IMPORT- en PHYTO-documenten), de verplaatsing tussen lidstaten (via de INTRA-, DOCOM- en AJL-documenten) en de uitvoer naar derde landen (via de EXPORT- en DOCOM-documenten) evenals de fytosanitaire certificatie bij export (via de PHYTO-documenten).

Productie-omgeving

Toegang tot de omgeving voor marktdeelnemers (operatoren, exploitanten):

Alvorens een aanvraag voor toegang tot TRACES NT in te dienen, moet de gebruiker die voor rekening van een Belgische marktdeelnemer werkt beschikken over een EU Login. Met die EU Login kan de gebruiker zijn aanvraag voor toegang tot TRACES NT indienen; daarbij moet hij zijn rol (exploitant) preciseren en zich koppelen aan zijn organisatie (de Belgische marktdeelnemer). Klik hier voor de procedure van de Europese Commissie om een EU login aan te maken en een toegang tot TRACES NT aan te vragen.

Wanneer de Belgische marktdeelnemer waaraan de gebruiker zich wenst te koppelen nog niet in TRACES NT is aangemaakt, kan deze tijdens de aanvraag van de toegang aangemaakt worden. Daarbij moet telkens een activiteit aan deze registratie gekoppeld worden. Het is daarbij belangrijk dat het juiste domein (hoofdstuk) gekozen wordt waarbinnen deze operator zijn activiteit uitvoert, aangezien dit invloed heeft op het type documenten dat er kan aangemaakt (rw) of geconsulteerd (r) worden. Volgende activiteiten kunnen door operatoren zelf aan hun registratie gekoppeld worden:

Het is belangrijk dat de bevoegde lokale autoriteit (GCP of LCE) (*) waarvan de operator afhangt, gecontacteerd wordt na indienen van de aanvraag in TRACES NT, opdat de aanvraag gevalideerd wordt. Daartoe worden de volledige naam en het emailadres van de aanvrager doorgegeven, evenals de naam van de operator. De aanvraag wordt gevalideerd door de bevoegde lokale autoriteit voor zover de operator en de activiteiten ervan correct in het systeem zijn ingevoerd (**) en wel degelijk onder de bevoegdheid van het Agentschap vallen.

De eerste gebruiker wiens toegang gevalideerd wordt, zal over beheerdersrechten voor zijn organisatie beschikken, zodat die de aanvragen van zijn collega’s kan valideren zonder tussenkomst van het Agentschap.

Opleidingsomgeving
De toegang tot de opleidingsomgeving vereist het gebruik van generieke logins. Die worden op verzoek verstrekt door de bevoegde lokale autoriteit (*).

Voor invoer uit derde landen zijn volgende modules in TRACES NT beschikbaar:

• CHED-PP (invoer van planten en plantaardige producten)
• CHED-D (invoer van levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong, onderworpen aan de tijdelijke verhoging van de officiële controles en aan noodmaatregelen)
• CHED-A (invoer van levende dieren)
• CHED-P (invoer van producten van dierlijke oorsprong)
• IMPORT (gezondheidscertificaten van derde landen bij invoer)
• PHYTO (fytosanitaire certificaten van derde landen bij invoer)

Gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op de website van de Europese Commissie.

Er zijn templates beschikbaar ingeval van panne van TRACES NT:

• CHED-A (PDF)
• CHED-D (PDF)
• CHED-P (PDF)
• CHED-PP (PDF)

Opmerkingen:

• de FLEGT-documenten (Forest Law Enforcement, Governance and Trade) voor geïmporteerd hout en COI (Certificate of Inspection) voor de invoer van producten afkomstig uit de biologische productie, eveneens gedekt door TRACES NT, vallen niet onder de bevoegdheid van het FAVV. De rubriek "Adressen en nuttige links" vermeldt de bevoegde Belgische instanties voor de FLEGT- en COI-documenten.
• Ingeval er producten afkomstig uit de biologische productie ingevoerd worden waarvoor er ook een CHED nodig is, moet dit in het CHED aangeduid worden in vak I.31 bij het ‘product type’ (organic) en moet het COI aan het CHED gelinkt worden in vak I.9. Meer uitleg is te vinden in de gebruikershandleidingen van CHED-PP, CHED-D en CHED-P. Voor verdere info moet het bevoegde Gewest gecontacteerd worden (zie "Adressen en nuttige links").
• Sinds 1 mei 2022 is het FAVV gestart met het elektronisch ondertekenen van CHED-documenten in TRACES NT. Dat houdt in dat er geen papieren CHED meer afgeleverd wordt wanneer het CHED elektronisch getekend is; het elektronisch getekende CHED is het enige originele en officiële document. Het is belangrijk dat operatoren daar rekening mee houden in hun eigen (administratieve) processen. Meer informatie over elektronische certificering in TRACES NT vindt u hier.
• Operatoren die planten, plantaardige producten en ander materiaal invoeren met een CHED-PP moeten rekening houden met de activering van ‘control rules’ in TRACES NT. Sinds 9 februari 2023 beperkt TRACES NT het gebruik van operatoren in de vakken I.6 (Geadresseerde/importeur) en I.7 (Plaats van bestemming) van het CHED-PP tot deze operatoren die over de juiste gevalideerde activiteiten (EURPO/EUPO/QUA-CONF) beschikken.
  • EURPO: operatoren die planten, plantaardige producten en andere materialen in de Unie binnenbrengen waarvoor een fytosanitair certificaat vereist is (uitvoeringsverordening 2019/1715 artikel 45 lid 1 (l); lijst in uitvoeringsverordening 2019/2072, bijlage XI-A & B).
  • EUPO: operatoren die zendingen in de Unie binnenbrengen waarvoor geen fytosanitair certificaat vereist is, maar wel een aanmelding met een CHED-PP; dit zijn importeurs van andere goederen dan bovenstaande, bv. houten verpakkingsmateriaal voor het vervoer van bepaalde goederen van oorsprong uit China, India en Wit-Rusland (uitvoeringsverordening 2021/127; omzendbrief PCCB/S1/1680520).
  • QUA-CONF: aangewezen quarantainestations en gesloten faciliteiten voor het uitvoeren van activiteiten met betrekking tot planten, plantaardige producten en andere materialen die vanuit derde landen op het grondgebied van de Unie worden binnengebracht, bv. voor wetenschappelijke doeleinden (uitvoeringsverordening 2019/1715 artikel 45 lid 1 (m); gedelegeerde verordening 2019/829; procedure 2009/75/PCCB).

U of de voor de zending verantwoordelijke exploitant dient te verifiëren dat deze operatoren over de juiste gevalideerde activiteit beschikken in TRACES NT. Indien dit niet het geval is, dient u deze operatoren te contacteren zodat deze zich in orde stellen bij hun competente autoriteit (de lokale controle-eenheid van het FAVV indien gelegen in België of de lidstaat waar de operator gevestigd is). Als de operator die men in de geviseerde velden wil invullen niet de juiste gevalideerde activiteit heeft, zal het CHED-PP niet ingediend, afgeleverd en gevalideerd kunnen worden.

Voor verplaatsing tussen lidstaten zijn volgende modules in TRACES NT beschikbaar:

• INTRA (verplaatsing tussen lidstaten van levende dieren, levende producten en bepaalde producten van dierlijke oorsprong)
• DOCOM (verplaatsing tussen lidstaten van dierlijke bijproducten)
• AJL (journaal voor lange transporten van levende dieren)

Gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op de website van de Europese Commissie.

Er zijn templates beschikbaar ingeval van panne van TRACES NT: INTRA (ZIP) - DOCOM - AJL (PDF)

Het doel van deze omzendbrief is de operatoren die levende dieren, levende producten en bepaalde producten van dierlijke oorsprong willen verzenden naar andere Lidstaten attent te maken op de verplichtingen in verband met het gebruik van het TRACES-systeem en het belang voor de exploitanten om een deel van de vereiste invoering van gegevens uit te voeren om:

• de kosten van de certificering te beperken
• de voor certificering noodzakelijke informatie binnen de vastgestelde termijnen te kunnen invoeren
• de exploitanten in staat te stellen de documenten die op hen betrekking hebben te raadplegen.
• Bijlage: Aanvraagformulier certificatie levende dieren, levende producten en dierlijke producten
  • versie in het Nederlands (PDF)
  • versie in het Duits (PDF)

Journaal:

Het journaal is verplicht voor lange transporten (meer dan 8 uur) van als landbouwhuisdier gehouden eenhoevigen (andere dan geregistreerde eenhoevigen), runderen, schapen, geiten en varkens. De organisator van het vervoer dient erop toe te zien dat de dieren vergezeld gaan van een volledig journaal dat is gevalideerd door de bevoegde autoriteit van vertrek. Indien niet aan de vereisten voor het journaal wordt voldaan, zal certificering niet mogelijk zijn.

TRACES NT heeft, overeenkomstig Verordening 1/2005, de toegang tot het aanmaken van het journaal beperkt tot organisatoren en vervoerders.

De bepalingen van het journaal zijn te vinden in bijlage II van Verordening 1/2005.
Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met de dienst dierenwelzijn van uw Gewest.

Voor export naar derde landen zijn volgende modules in TRACES NT beschikbaar:

• EXPORT (uitvoer van levende dieren, levende producten, producten van dierlijke oorsprong, dierlijke bijproducten): op basis van een overeenkomst gesloten tussen de Europese Unie en het derde land van bestemming
• DOCOM (uitvoer van dierlijke bijproducten)
• PHYTO (fytosanitaire certificaten bij uitvoer) – Deze module wordt momenteel niet door het FAVV gebruikt

Gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op de website van de Europese Commissie.

Er zijn templates beschikbaar ingeval van panne van TRACES NT: EXPORT, DOCOM.

De EXPORT-module mag in TRACES enkel gebruikt worden voor het afleveren van gezondheidscertificaten die onderhandeld werden tussen de Europese Commissie en de bevoegde overheid van een derde land. Het type zendingen dat daar onder valt, kan teruggevonden worden op onze webpagina betreffende ‘Export naar derde landen’.

Na het selecteren van het correcte certificaatmodel in TRACES dient de aanvrager de gegevens van deel I van het certificaat in te vullen, alsook de informatie die gevraagd wordt in de landspecifieke instructiebundel (zie ‘FAVV-website’) en in het geval van diervoeders, de informatie die in de instructie tot certificering voor de uitvoer van diervoeders (PDF) gevraagd wordt, over te maken aan de LCE.

Op basis van de ontvangen informatie zal de certificerende agent van de LCE de aanvraag beoordelen en indien de aanvraag gunstig beoordeeld wordt, deel I van de aanvraag valideren, deel II van het certificaat invullen en het certificaat afdrukken in de taal van de certificerende agent alsook de taal van het land van bestemming, tenzij anders gespecifieerd in de instructiebundel.

• Europese Commissie, DG SANTE, Helpdesk TRACES:
  SANTE-TRACES@ec.europa.eu; +32 2 297 63 50

• FAVV :
  • Support TRACES: TRACES.BELGIUM@favv-afsca.be
  • (*) Bevoegde lokale autoriteiten (1e lijn)
    • Grenscontroleposten
      • Validatie van de toegangsverzoeken van de belanghebbenden bij de lading, de douane-agentschappen, toegewezen aan de grenscontrolepost.
      • Invoerprocedures en -controles
    • Lokale controle-eenheden
      • Validatie van de toegangsverzoeken van de operatoren die gevestigd zijn in de territoriale bevoegdheidszone van de lokale controle-eenheid.
      • Procedures, controles en certificering in het kader van het verplaatsing tussen lidstaten en de export
  • Bevoegde centrale autoriteiten (2e lijn)
    • Invoerprocedures en -controles: import@favv-afsca.be
    • Procedures, controles en certificering in het kader van de verplaatsing tussen lidstaten en de export: export@favv-afsca.be
•  Belgische autoriteiten die bevoegd zijn voor dierlijke bijproducten, behalve het FAVV (afhankelijk van de aard van het bijproduct en de controle):
  • FAGG
  • Leefmilieu.brussels
  • Mestbank
  • OVAM
  • OWD
  • FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu
• Belgische instanties bevoegd voor dierenwelzijn

• Belgische instantie bevoegd voor FLEGT (Forest Law Enforcement, Governance and Trade)

• Bevoegdheid uitgeoefend in samenwerking met de douaneadministratie (FOD Financiën)
   
• Belgische autoriteiten bevoegd voor de COI’s (Certificate of Inspection – Biologische producten)
  • Brussels Gewest
  • Vlaams Gewest
  • Waals Gewest
• (**) Identificatie van de operatoren en hun activiteiten
  • KBO
  • FAVV
  • Douane - EORI

  De KBO is de authentieke bron van de algemene identificatiegegevens van een economische operator en elke wijziging met betrekking tot die gegevens moet eerst door de betrokken operator erin worden ingevoerd. Deze gegevens worden vervolgens bijgewerkt in de databank van de operatoren van het FAVV.

  De operatoren die met de douane te maken hebben, moeten bovendien over een geldig EORI-nummer beschikken.

  De operatoren die activiteiten uitvoeren die onder de bevoegdheid van het FAVV vallen, moeten erop toezien dat deze activiteiten correct zijn ingevoerd in de databank van de operatoren van het Agentschap.

• Europese Commissie (informatie met betrekking tot TRACES)
  • TRACES Algemene informatie
  • TRACES Information material
  • EUR-Lex